QUY ĐỊNH MỚI CẦN BIẾT VỀ CHỨNG THỰC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

Sau khi sáp nhập địa lý hành chính và phân cấp thẩm quyền cho cấp xã và cấp tỉnh, hàng loạt các Thông tư và Nghị định hướng dẫn các quy định pháp luật được ban hành. Trong đó có Nghị định 18/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Điểm mới trong thủ tục hành chính do Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện chính là loại bỏ yêu cầu nộp, xuất trình bản sao giấy tờ khi người dân đã xuất trình thông tin điện tử. Cụ thể, theo Điều 8 Nghị định 18/2026/NĐ-CP quy định:

“8. Không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã có dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu công bố.

9. Người thực hiện chứng thực khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính. Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì cơ quan, người có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính yêu cầu cá nhân, tổ chức bổ sung thành phần hồ sơ để giải quyết thủ tục hành chính; đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, theo quy định mới thì khi người dân đã xuất trình thông tin từ ứng dụng VNeID, hoặc đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, UBND cấp xã sẽ không yêu cầu họ nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao bằng giấy đối với những thông tin đó nữa.

Bên cạnh đó, khi người dân đề nghị khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác thì người thực hiện việc chứng thực phải thực hiện việc khai thác này. Đồng thời, không được yêu cầu người dân xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực với những giấy tờ đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Mở rộng phạm vi, quyền hạn và trách nhiệm cho Uỷ ban nhân dân cấp xã:

- Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- Trường hợp pháp luật có quy định hồ sơ ở dạng bản điện tử thì cơ quan, tổ chức phải tiếp nhận và sử dụng bản điện tử đó, không được yêu cầu nộp bản giấy.

Như vậy, những quy định mới của pháp luật liên quan đến cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã thể hiện một bước đi tiến bộ trong cải cách tư pháp. Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng các cơ sở dữ liệu và tích hợp các thông tin, giấy tờ cần thiết không chỉ giảm bớt chi phí, thủ tục làm việc mà còn thuận tiện hơn cho người dân khi nộp hồ sơ, tài liệu.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Nhat Binh Law, hy vọng đã giải đáp được vướng mắc của Quý khách hàng liên quan đến quy định pháp luật. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ chúng tôi theo thông tin bên dưới để được giải đáp. Trân trọng./.

CÔNG TY LUẬT TNHH NHẬT BÌNH – NHAT BINH LAW (NBL)

Địa chỉ : 125K Đường số 14, phường Bình Hưng Hòa, TP.HCM

Điện thoại : (84) – 28.6658.8181

Di động : 0907.299.951 (Mr. Ls Huỳnh Trung Hiếu)

Email : nhatbinhlaw@gmail.com

Website : https://luatsunhatbinh.com

Download file